Vedtægter og forretningsorden for foreningen ”Lokalrådet for Hald og omegn”
§ 1. Navn og hjemsted:
Lokalrådet for Hald og omegn dækker Hald og den omegn, som naturligt knytter sig til Hald.
Lokalrådet har hjemsted i Randers kommune og postadresse hos den til enhver tid siddende formand.
Lokalrådet i Hald er en almennyttig, partipolitisk uafhængig og ikke-kommerciel forening.
§ 2. Lokalrådets formål:
Lokalrådet er et koordinerende og samarbejdsformidlende organ for områdets foreninger, institutioner, erhvervsliv og borgere.
Lokalrådet er kontaktorgan for Hald og omegn til Randers kommune, politiet og andre relevante myndigheder. Men foreningerne varetager stadig den daglige foreningskontakt til kommunen.
Lokalrådets formål er at varetage lokalsamfundets interesser, at fremme dets udvikling og at søge medindflydelse i anliggender, som vedrører lokalsamfundet.
Lokalrådets formål er endvidere at fremme det arbejde, der gennem samarbejde mellem lokalsamfundets interessenter, politikere og myndigheder gøres for at bevare og videreudvikle lokalsamfundet og dettes fysiske, kulturelle og demokratiske værdier.
Lokalrådet vil desuden arbejde for at sikre en bæredygtig økonomi i foreningen fremadrettet.
Lokalrådet skal således være et koordinerende, formidlende og igangsættende led i lokalsamfundet, og det er Lokalrådets opgave at være opmærksom på, hvilke planer, initiativer og behov, der opstår i lokalsamfundet.
Lokalrådets bestyrelse fungerer samtidig som en fond, der træffer beslutning om videreformidling af de midler, der er tilgået foreningen i form af fondsbevillinger, indsamlinger, overskud fra arrangementer, tilskud/ borgerbudgetmidler fra stat eller kommune.
Specifikt varetager Lokalrådets bestyrelse beslutningskompetencen vedrørende de midler, der er tilgået foreningen i kraft af projekt ”Handlekraft i Hald” der løber fra 1/1 – 2018 til 31/12 – 2020.
Lokalrådet følger op på den udviklingsplan, der er vedtaget på borgerbudgetmøderne og midlerne uddeles i forlængelse af de udviklingsplaner og øvrige projekter, der er vedtaget på borgerbudgetmøderne.
Lokalrådet opretter faste udvalg og efter behov ad hoc- grupper, der arbejder under ansvar over for Lokalrådet. Lokalrådet skal være repræsenteret i alle udvalg.
§ 3. Sammensætning af Lokalrådet.
Foreningen henvender sig til alle borgere i Hald by og nærmeste opland.
Lokalrådet består af repræsentanter for alle foreninger og institutioner i Hald og nærmeste omegn, samt borgere i byen og området, der er interesseret i byens udvikling og som aktivt har søgt optagelse i Lokalrådet. Det tilstræbes, at der indgår en repræsentant for de unge under 18.
Man skal skriftligt tilmelde sig Lokalrådet ved henvendelse til formanden.
I tilfælde af udmelding skal det meddeles formanden for Lokalrådet.
Lokalrådets bestyrelse kan bestå af op til maximum 25 medlemmer og minimum 7. Skulle flere melde sig, optages de på en venteliste og overtager efter tur næste ledige plads.
Lokalrådets møder er offentlige for alle byens borgere, men stemmeret har de tilmeldte bestyrelsesmedlemmer.
Der føres en liste over lokalrådets medlemmer. Listen offentliggøres på Hald og omegns hjemmeside.
§ 4 Eksklusion
Såfremt et medlem af Lokalrådets bestyrelse modarbejder foreningens formål, kan medlemmet ekskluderes.
Det er Lokalrådets bestyrelse, der har myndighed til at træffe beslutning om eksklusion. Beslutning om eksklusion foretages ved afstemning og kan kun finde sted, såfremt 2/3 af bestyrelsesmedlemmerne stemmer for.
§ 5. Lokalrådets aktiviteter
Der afholdes minimum 4 årlige møder i Lokalrådets bestyrelse.
Lokalrådets kontaktpersoner kan efter behov eller efter ønske fra mindst 2 af bestyrelsens øvrige medlemmer indkalde til ekstraordinære møder.
Der føres beslutningsreferat fra hvert møde og det offentliggøres på Hald og omegns hjemmeside.
Borgerbudgettering sker på borgermøder efter oplæg fra Lokalrådet.
Lokalrådet afholder minimum 1 borgermøde for hele byen årligt, under projekt ”Handlekraft i Hald”, der løber fra 1/1 – 2018 – 31/ 12 – 2020 , dog 2-3 møder.
§ 6. Forretningsorden for lokalrådets bestyrelse.
Lokalrådet konstituerer sig for en toårig periode ( i projektperioden en 3 årig periode) med en formand, næstformand, kasserer og sekretær. De danner tilsammen Lokalrådets forretningsudvalg.
Formanden og næstformanden er Lokalrådets kontaktpersoner og tildeles tegningsret for foreningen over for offentlige myndigheder. Ved en af disses forfald kan der udpeges et medlem af bestyrelsen.
Alle officielle henvendelser på vegne af Lokalrådet til kommunen, politiet, pressen m.v. kan kun ske via kontaktpersonerne. Kontaktpersonerne sørger evt. for godkendelse hos lokalrådets øvrige medlemmer via en mailhøring.
Formanden og kassereren tegner i fællesskab foreningen i forhold til alle økonomiske transaktioner. De forestår fordelingen af midler på baggrund af lokalrådets beslutninger og indstillinger fra borgermøderne.
Formanden sørger for dagsorden og indkaldelse til Lokalrådsmøderne. Formanden sørger endvidere for mødeledelse.
Sekretæren tager referat fra Lokalrådsmøderne.
Ved lokalrådets ordinære møder skal dagsordenen minimum indeholde følgende punkter:
Godkendelse af referat fra sidste møde
Godkendelse af dagsorden
Korte meddelelser siden sidst: Formand/ næstformand/ kasserer/ sekretær/ andre
Økonomi
Nyt fra arbejdsgrupperne – i projektperioden (Projekt handlekraft i Hald) om der er forhold, der kan berøre projektets gennemførelse, så Styrelsen evt. skal underrettes.
Sager til behandling
Forslag til næste dagsorden og fastsættelse af næste mødedato.
Eventuelt
§ 7. Beslutningsprocedure for Lokalrådet
Afgørelser i Lokalrådet sker ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte bestyrelsesmedlemmer, dog skal mindst halvdelen af lokalrådets bestyrelsesmedlemmer være til stede før Lokalrådet er beslutningsdygtigt.
Beslutninger om tildeling af midler sker på baggrund af borgerbudgettering foretaget på forudgående borgerbudgetmøde.
Lokalrådet kan i særlige tilfælde beslutte at en sag skal tages på det førstkommende borgermøde og afgøres der. Afgørelser på Lokalrådets borgermøder sker ved simpelt flertal blandt de fremmødte.
§ 8 Borgermøder og Borgerbudgetmødet
Stk. 1. Der afholdes 1 til 2 borgermøder om året, hvoraf det ene er et egentligt borgerbudgetmøde, hvor der træffes beslutning om prioritering af borgerbudgetmidler og byens udviklingsplaner.
Stk 2. Borgerbudgetmødet, der afholdes en gang årligt inden udgangen af maj, er foreningens øverste myndighed.
Stk. 3. Alle borgere i Hald og opland har adgang til borgermøder/borgerbudgetmødet
Stk 4. Borgermøder indkaldes af Lokalrådet med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelse sker via Lokalrådets hjemmeside https://haldogomegn.dk/ , Facebookgruppen ”Hald og omegn” og skiltning.
Det egentlige borgerbudgetmøde indkaldes af Lokalrådet med mindst 4 ugers varsel. Indkaldelse sker via hjemmesiden, husstandsomdelt folder, Facebookgruppen ”Hald og omegn” og skiltning.
Forslag til behandling på borgerbudgetmødet skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse. Dagsorden, revideret regnskab og forslag til behandling på borgerbudgetmødet offentliggøres senest 7 dage før afholdelse på lokalrådets hjemmeside.
Stk. 5. Hver fremmødt borger har én stemmeret og én taleret.
Stk. 6. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Stk. 7. Beslutning træffes ved simpel stemmeflerhed.
Stk. 8. Dagsorden skal som minimum bestå af nedenstående punkter:
- Valg af dirigent
- Valg af referent og 2 stemmetællere.
- Formandens eller bestyrelsens beretning til godkendelse.
- Forslag fra bestyrelsen.
- Indkomne forslag.
- Gennemgang af regnskab
- Fastsættelse af borgerbudget og udviklingsplaner.
- Nye bestyrelsesmedlemmer.
- Eventuelt
Stk. 9 Et lovligt varslet borgerbudgetmøde er beslutningsdygtigt uanset de fremmødtes antal.
§ 9. Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kan kun ske med 2/3 flertal blandt de fremmødte på Lokalrådets årlige borgerbudgetmøde.
§ 10. Økonomi
Hvis Lokalrådet får projektmidler eller midler i i øvrigt, etableres der et særskilt projektregnskab med dertil udpeget økonomisk ansvarlig kasserer samt projektleder. Kassereren udarbejder regnskab for projektet.
Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af en godkendt revisor, der kontrollerer om regnskabet overholder foreningens vedtægter og lever op til generelle love og vedtægter, herunder de krav der stilles fra Trafik – Bygge – og Boligstyrelsen. Det forelægges derefter Lokalrådet til godkendelse og fremlægges på næste borgerbudgetmøde.
§ 11. Hæftelse.
Lokalrådet hæfter kun for sine forpligtelser med den Lokalrådet til enhver tid tilhørende formue.
Der påhviler ikke Lokalrådets bestyrelsesmedlemmer eller borgerne i øvrigt nogen personlig og/eller solidarisk hæftelse for Lokalrådets forpligtelser.
§12 Opløsning af forening.
Beslutning om ophævelse af foreningen skal vedtages på to på hinanden følgende borgerbudgetmøder, hvoraf det ene eller begge kan være ekstraordinære. Opløsning kan kun vedtages, hvis mindst 2/3 af de afgivne stemmer på begge møder stemmer for.
Ved opløsning kan foreningens eventuelle midler kun anvendes til formål, der ligger i forlængelse af foreningens formål.
§ 13 Ikrafttrædelse
Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen i Lokalrådet og fungerer indtil endelig vedtagelse på næste borgermøde i maj 2018. Godkendt på Borgermøde 26. maj 2018
Vedtægterne er godkendt af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer til Lokalrådsmøde den 1.marts 2018.